Kendi işi: arşiv

* Hesaplamalar Dünya için ortalama verileri kullanır

Hepimiz işin karlı olması gerektiği fikrine alışkınız. Üretim, ticaret, sırasıyla bir şeyler satıyor. Mühendisler tasarım, teknoloji uzmanları uyuyor. Ve benzeri. Ve her şey kar elde etmeyi amaçlıyor.

Finansal sonuçlara odaklanarak, genellikle işletmelerin para alma hakkına ek olarak belirli sorumluluklar olduğunu unuturlar. Bunlar çeşitli vergi ve harçlardir - her şeyden önce. Onlara vergi müfettişliği tarafından uyuşuk bir gözle hatırlatırız. Rospotrebnadzor ve ilgili kuruluşların tamamen unutmadıkları çevre güvenliği. Ancak sık sık hatırlanmayan bir yönü var. Ancak iş söz konusu olduğunda, hiçbir önemsememek yok. Organizasyonun arşivini korumakla ilgilidir. Rusya Federasyonu mevzuatına göre, türlerine bağlı olarak belgeler 3 ila 10 (veya daha fazla) yıl boyunca saklanmalıdır. Örneğin, birincil muhasebe kayıtları en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır; Bankacılık ve sigorta şirketleri sırasında oluşturulan belgeler - ortalama olarak 3 ila 5 yıl; İş kazalarına ilişkin evraklar 45 yıl saklanmalıdır.

Dahası, Rusya Federasyonu arşiv mevzuatına göre, yangın tesislerinde yangın güvenliği, sıcaklık, nem ve güvenlik koşulları vb. Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin normal üretim ve ticaret organizasyonlarında, her şey oldukça basittir - belgeler dört ila beş dolapta muhasebede saklanır, o zaman diğer bazı kategori kategorileri için arşivleme konusu oldukça keskindir. Her şeyden önce, bankalardan (ve diğer yatırım ve finansal yapılardan) ve sigorta şirketlerinden bahsediyoruz. Başlıca farkları, iş akışının hacminin ticaret veya imalat organizasyonlarından tam anlamıyla yüzlerce ve binlerce kat daha fazla olmasıdır. Bu da boş alan sıkıntısı fonuna karşıdır: bankalar ve sigorta şirketleri prestijli iş merkezlerine veya trafik çeken müstakil binalara yerleşmeye çalışırlar. Bu da yüksek bir kiralama oranı anlamına gelir. Bu da, yöneticilerin mevcut alanı azami derecede etkili bir şekilde kullanma istekleri anlamına geldiği anlamına gelir; Ayrıca, bu kuruluşların arşivleri, sızıntısı onlar için ciddi sorunlar anlamına gelen bilgiler içerir - hesap numaraları, plastik kart verileri, müşteri nakit akışı vb.

Bu bir tanıtımdı. Ana bölümde, 2011 yılından bu yana, denetim hizmetlerinin arşiv dokümantasyon depolama standartlarına uyma konusunda artan bir ilgi gösterdiği gerçeğinden tam olarak nasıl para kazanabileceğinizden bahsedeceğiz.

Tüm standartları ve gereklilikleri karşılayan bir odayı donatmak, personel üzerinde en az bir arşivci tutmak için bir aksiyom olarak alıyoruz - tüm bunlar yukarıdaki kuruluşlar için kesinlikle gereksiz bir baş ağrısı. Bu “mutluluğu” dış kaynak olarak kullanmak çok daha kolaydır. Aslında, işte burada - para kazanmak için bir fırsat: özel bir arşiv depolama.

Bugüne kadar, Rusya'da bu tür bir hizmet için pazar aşağıdaki gibidir. Aslında, bu tür hizmetler konusunda uzmanlaşmış sadece iki oyuncu var - bunlar ciddi know-how'a sahip yabancı şirketler ve ülkenin tüm bölgesel merkezlerinde depolama tesisleri. Aşağıdakiler gibi çeşitli hizmetler sunarlar:

- saha dışında güvenli arşiv depolaması (hem kağıt hem de elektronik ortamda);

- arşiv veri işleme;

- arşive uzaktan erişim sağlamak;

- elektronik ortama aktarma;

- belgeli imha belgesi.

Bu yaklaşım oldukça ciddi olmakla birlikte, sunulan hizmetlerin büyük kısmı yalnızca birkaçı için ilginçtir. Maliyet nispeten yüksek, çünkü şirketlerin idari ve idari personel de dahil olmak üzere geniş bir kadroya ve ayrıca itibar için bir prime sahip olmaları gerekir. Fakat daha sonraları.

Yerinde depolama hizmetleri, her şeyin arka arkaya korunmasında uzmanlaşmış bölgesel şirketler tarafından da sunulmaktadır. Bu durumda, olası sızıntılardan herhangi bir veri koruması hakkında konuşmaya gerek yoktur. Mevduatla ilgili bilgiler, bir kış lastiği seti veya bir büyükannesinin dolabındaki çöp kutusuyla, aynı duygusallıktan kolayca kurtulabilir.

Sonuç nedir Arşivlerin güvenli bir şekilde depolanması için yetkinlikle organize edilmiş faaliyetler için bol miktarda alan. Uzman şirketlerle uğraşmak zorundayız, güvenlik için depoları ciddiye almıyoruz. Tecrübelerini ve hizmet yelpazesinin genişliğini daha dar bir uzmanlık nedeniyle makul bir maliyetle ve bunun sonucunda personel ve teknolojik işlem sayısındaki azalma ile karşılaştırabilirsiniz.

Uygulamadaki en popüler hizmetler saha dışında güvenli arşivleme ve belgelerin imha edilmesidir. Sunucunun yedek kopyalarını manyetik kasetlere (bu arada manyetik olarak korunan ayrı bir oda öngören) depolamak veya arşivin dijital versiyonuna bulut erişimi gibi aramalar, daha önce de söylediğimiz gibi, sadece birkaç şirket için ilginçtir. Bununla birlikte, sertifikalı imha da bir nüansa sahiptir - yeni bir endüstriyel parçalayıcının maliyeti 2, 5 milyon ruble ile başlar; geri ödeme süresi uzundur. Bu nedenle, kullanılmış ekipmanı makul bir fiyata satın alma fırsatınız yoksa, belgelendirilmemiş imha hakkında düşünmeye değer. Nasıl - fanteziyi anlatacağım.

Güvenli depolama ile ne kastedildiğini çözelim. Mülk gereksinimlerinin karşılanmasına ek olarak (sıcaklık ve nem, aydınlatma, yangından korunma), yani belgelerin fiziksel olarak tahrip olmasına yol açabilecek etkenlerden, gizli bilgilerin sızmasına karşı korunmak da gereklidir. Odada 24 saat güvenlik bulunmalı, odaya giriş yapılmalı - yalnızca sınırlı sayıda sorumlu kişi tarafından yapılmalıdır. Ayrıca aşağıda bahsedeceğimiz bazı özel etkinlikler.

Arşiv saklama ünitesi, 5 kalın kırtasiye klasörü içeren su geçirmez kartondan yapılmış bir arşiv kutusudur. Kutular, numaralandırılmış saklama alanlarına sahip raflarda bulunur. Daha fazla güvenlik sağlamak için, her kutu benzersiz bir barkod alır (sahibiyle ilgili bilgiler kutunun kendisine uygulanmaz) ve sayı veritabanına girilir. Kutunun depolanma yeri sabit değildir, fakat rafların üzerindeki kutuların periyodik olarak dönmesi söz konusudur. Böylece, yalnızca “N” kutusunun tam olarak nerede olduğunu, yüksek erişim seviyesine sahip iki veya üç operatöre erişim sağlanması gereken depo muhasebe sistemine başvurarak bulmak mümkündür. Müşterinin isteği üzerine, gerekli kutu çıkarılabilir ve ofise gönderilebilir.

Depolama ortamının imhası için hizmet, belgelerin belirli bir saklama süresi sonrasında gerçekleştirilir. Belli bir sertifikaya sahip endüstriyel bir parçalayıcı kullanarak kağıt parçalayarak üretilir ve imha edilen dokümanın geri yüklenmesinin imkansız olduğunu teyit eder. Yıkım, hem müşteri temsilcisinin varlığında hem de işlemin bir video kaydının oluşturulmasıyla ve ayrıca bir yıkım eyleminin yayınlanmasıyla gerçekleştirilebilir.

Arşivi düzenleme masraflarını göz önünde bulundurun. Bölgesel merkez için 350 metrekarelik bir alan yeterli olacaktır. m. Mağazanın kendisinin bulunduğu en az 6 m tavan yüksekliğinin yanı sıra operatörleri olan bir ofis, bir satış departmanı, vb. Odanın gereksinimlerinden: tozsuz zemin, ısıtma, düzgün çalışan aktif havalandırma varlığı. Günümüzde bölgelerde depolama alanı maliyeti ortalama 300 ruble. Depo kiralamanın toplam maliyeti aylık 105.000 ruble olacaktır.

Bir depoya toz (su değil!) Verilmesi Yangın söndürme ve erişim kontrol sistemleri yaklaşık 500 bin ruble tutacaktır. Bununla birlikte, maliyet ayrı ayrı hesaplanır ve birçok faktöre bağlıdır, böylece adlandırılan rakam daha küçük bir tarafa hafifçe veya sınırsız bir şekilde daha büyük bir tarafa değişebilir.

Kutuları depolamak için, odanın özelliklerini dikkate alarak, genellikle sipariş etmek için yapılmış çok katmanlı ön raflar kullanılır. Gerekli koltuk sayısını hesaplamak için, satış departmanının kapasitesini belirlemek gerekir - ilk yıl boyunca kontrat olarak kaç tane depolama birimi alabileceğimizi belirlemek gerekir. Tüm olasılıkları gerçekçi bir şekilde değerlendirerek ilk yılda yaklaşık 3.000 sepetten bahsedebiliriz. Anlamak - Bölgede yaklaşık 5 yıldır faaliyet gösteren bir sigorta şirketinin orta yaşlı bir şubesi bir seferde 150-200 kutudan para yatırabilir; Ayda 2-3 yeni kutu daha eklenecek. Bu nedenle, ilk yıl için 20 kuruluşla sözleşme imzalamamız yeterli. Plan oldukça yapılabilir. Raflardaki oturma yerlerinin (veya başka türlü hücrelerin) sayısını hesaplamaya devam eder. Bir palet üzerinde 15 kutu sığar; ilk çalışma yılı için 200 depo alanını alıyoruz; koltuk başına 500 rubleye mal olmak üzere, raf üretimi için bütçe 100.000 rubleye çıkacaktır. Sonraki satış artış oranına bağlı olarak depo fonunun yıllık genişlemesi.

Paletlerle manipülasyon yapmak için bir reach truck'a (bir yükleyici türü) ihtiyacınız var. Süreçte çok fazla yük olmadığına göre, kullanılmış bir makinede seçimin durdurulması tavsiye edilir. Maliyeti deponun seçilen yüksekliğine bağlı olacaktır - raf ne kadar yüksekse, ulaşma aracı o kadar pahalı olur. 6 m yükseklik için böyle bir yükleyicinin ortalama maliyeti yaklaşık 300.000 ruble olacaktır.

Depo yönetim yazılımı ve bir çift veri toplama terminali (kutulardaki barkodları okumak için) yaklaşık 200-250 bin ruble olarak piyasaya sürülecek. Ofis alanını arşivle donatın - başka bir 200.000.

Kutular müşteriden arşive ve istek üzerine arşivden müşteriye teslim edilmelidir. Bunun için bir arabaya ihtiyacımız var. Fiat Doblo veya Skoda Roomster gibi kompakt bir minibüs yapacağız. İsterseniz kendinizi Lada Largus ile sınırlayabilirsiniz. Her durumda, arabalar için bütçe yaklaşık 300.000 ruble.

İlk aşamadaki personelden ihtiyacımız olacak: 2 yükleyici (sürücünün işlevselliği ile birlikte kullanmak mümkündür), 1 depo operatörü (yükleyicinin işlevselliği ile birlikte çalışmak mümkündür), 2 satış müdürü. Dış kaynak korumasını ve muhasebeciyi alabiliriz. Böylece, ücret fonu ayda 100-120 bin ruble olacak.

İşletme kaydında nüanslar da mümkündür. Bu durumda yasal form seçimi temel değildir. Sınıflandırıcı OKVED önemlidir. “Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri” ni seçmemiz durumunda, Devlet Arşivinden “arşiv belgelerinin tanımı, korunması ve restorasyonu” için bir lisans alınması zorunlu olacaktır. Bu prosedür o kadar karmaşık ve masraflı değil, ancak bazı onaylar için hala zaman gerektiriyor. Kendimizi yalnızca depolamaya sınırlamaya hazırsak ve sayısallaştırma, arşiv tanımları ve benzeri şeylerle hizmet listesini genişletmiyorsak, bir saklama deposu olarak kaydolabiliriz.

Maliyetleri toplayarak aşağıdaki sayıları alıyoruz. Açılıştaki yatırımlar nispeten büyük - yaklaşık 1, 5 milyon ruble. Artı işletme sermayesi - 300-350 bin. Aylık masraflar - kira ve maaş - 220 bin ruble; buraya faturaları, yakıt ve yağlayıcıları, satış yöneticileri için mobil iletişimi ekleyin ve ayda 300.000 ruble kazanın.

Bu girişimden ne kadar kazanabileceğimizi anlamak için bir satış planı hazırlayacağız. Ortalama bir müşterinin gelecekte birer birer olmak üzere her seferinde 150 kutu ve 2 kutu getirdiğini unutmayın. Birinci Yıl Cazibe Planı - 20 müşteri; ikinci - 30; üçüncü - 40. Kutuyu ayda 30 ruble olan büyük piyasa oyuncularına kaydetmenin ortalama maliyeti ile (ilk üç yıl için mali rezerv varsa) 20 ruble tutarında bir depolama maliyeti sunabiliriz. Fiyattaki bu gibi bir fark, güzel bir işaretin ve büyük bir ismin bulunmamasını kapsamaz. Ayrıca, ilgili hizmetler için para kazanabilirsiniz: kutuların mağazaya paketlenmesi ve teslimi, mağazadan çıkarılması ve müşteriye teslimi, vb.

İlave hizmetler hariç, faaliyetin ilk yılında bütçe açığı 2.880.000 ruble; ikincisinde - 1.680.000; üçüncü yılda, şirket breakeven'e ulaşacak. Bundan sonra, yeni müşterileri çekmek için sürekli pozitif dinamikler olmasa bile, şirket, mevcut müşterilerinin kutu sayısındaki artıştan, ayrıca her ay büyüyecek olan sabit pasif gelir elde edecek. Kuruluşun işleyişinin beş veya altı yılında, kârlar ayda 150.000 rubleye veya daha fazlasına ulaşabilir.

Aldığımız tüm rakamlar (şeffaf olarak) ima etti: güvenli bir arşiv oluşturmak, büyük yatırımlar ve önemli bir geri ödeme süresi nedeniyle kolay bir iş değildir. Bununla birlikte, kuruluşun göreceli basitliği, yakın rekabetin olmaması ve uzun vadede oldukça yüksek kârlar göz önüne alındığında, öncelikle sürekli artan pasif gelir nedeniyle, bu yönü dikkate almaya değer.

Denis Miroshnichenko

(c) www.clogicsecure.com - küçük işletme işletme planları ve rehberleri için bir portal

2019/08/18

Popüler Mesajlar